Datenschutzerklärung

Verantwortlicher

Verantwortlich: Ahmet Kaya, Spessartstraße 17, 63743 Aschaffenburg, Deutschland. Kontakt für Datenschutzanfragen: info@tamdenk.de.

Kontaktformular

Wenn Sie uns über das Kontaktformular schreiben, verarbeiten wir Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Telefonnummer (freiwillig), das gewählte Thema und Ihre Nachricht, um Ihre Anfrage zu beantworten. Betrifft Ihre Anfrage einen möglichen oder bestehenden Auftrag, ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sonst unser berechtigtes Interesse, Anfragen zu beantworten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Schreiben Sie keine Gesundheitsangaben oder vergleichbar sensiblen Daten in den Nachrichtentext; Dokumente senden Sie bitte als Anhang der Nachricht.

Fügen Sie Ihrer Nachricht Dokumente bei, verarbeiten wir sie, um Ihre Nachricht zu beantworten und Ihnen ein Angebot zu erstellen. Die Dokumente sieht nur unser Team an; ihr Inhalt wird nicht automatisch ausgelesen, klassifiziert oder bepreist. Zur Sicherheit werden nur der Dateityp (die Formatsignatur am Dateianfang) und die Größe jeder Datei automatisch geprüft; eine Datei, die diese Prüfung nicht besteht, wird nicht angenommen und gelöscht. Da amtliche Dokumente besondere Kategorien personenbezogener Daten enthalten können, holen wir für das Senden von Dokumenten im Formular Ihre ausdrückliche Einwilligung ein (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO); Sie können sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Dokumente werden nicht per E-Mail weitergeleitet, sondern in einen geschützten, nicht öffentlichen Dateispeicher hochgeladen; nur berechtigte Teammitglieder öffnen sie über einen kurzlebigen Link, dessen jeder Abruf protokolliert wird.

Die im Kontaktformular gespeicherte Nachricht löschen wir sechs Monate nach ihrem Eingang automatisch. Der Nachricht beigefügte Dokumente löschen wir 60 Tage nach Eingang der Nachricht automatisch.

Senden Sie uns im Angebotsassistenten eine Datei, die für den automatischen Preis zu groß ist, mit „Datei senden“, verarbeiten wir die Datei und Ihre E-Mail-Adresse, um Ihren Preis zu berechnen und Ihnen per E-Mail zu schicken (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Für die Datei holen wir Ihre ausdrückliche Einwilligung gesondert ein (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO). Die Datei wird wie die Dokumente einer Nachricht in den geschützten Speicher hochgeladen; ihr Inhalt wird nicht automatisch ausgelesen, klassifiziert oder bepreist, nur Dateityp und Größe werden automatisch geprüft. Den Eintrag löschen wir nach sechs Monaten, die Datei 60 Tage nach Eingang automatisch.

Ist Ihre Datei für den Upload im Angebotsassistenten zu groß und hinterlassen Sie in ihrer Karte Ihre E-Mail-Adresse, verarbeiten wir die Adresse und nur Größe und Typ der Datei, um Ihnen per E-Mail mitzuteilen, wie Sie uns die Datei senden können (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO); die Datei selbst und ihr Name werden in diesem Schritt nicht gesendet. Für die Datei, die Sie uns senden werden, holen wir Ihre ausdrückliche Einwilligung in diesem Schritt ein (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO); Sie können sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Den Eintrag löschen wir sechs Monate nach Eingang automatisch.

Um Ihren Preis zu erstellen, können wir aus den Dokumenten einer Nachricht oder aus Ihrer großen Datei eine Angebotsanfrage anlegen. Tun wir das, senden wir Ihnen die Vorgangsnummer und den Link, mit dem Sie die Anfrage verfolgen können, per E-Mail. Die Dokumente werden nicht kopiert, sondern der Anfrage zugeordnet und von da an nicht nach 60 Tagen, sondern nach den unten beschriebenen Speicherfristen für Angebotsanfragen gelöscht. Auch in der Anfrage werden die Dokumente nicht automatisch ausgelesen, klassifiziert oder bepreist; den verbindlichen Preis bestimmt unser Team nach Durchsicht.

Bewerbungen von Übersetzerinnen und Übersetzern

Bewerben Sie sich über unser Formular als Übersetzerin oder Übersetzer, verarbeiten wir Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Telefonnummer (freiwillig), Ihre Regionen, Ihre Ermächtigung oder Beeidigung, Ihre Sprachrichtungen, Ihren Registerlink, Ihre Preisvorstellung und Ihre Notiz, um Ihre Bewerbung zu prüfen und eine Zusammenarbeit anzubahnen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Dass wir Sie per E-Mail oder Telefon zu passenden Aufträgen kontaktieren, beruht auf Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sie können sie jederzeit über den Kontakt im Abschnitt Verantwortlicher mit Wirkung für die Zukunft widerrufen; der Widerruf berührt die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung nicht.

Nehmen wir Sie in unseren internen Übersetzerpool auf, speichern wir zusätzlich die vereinbarten Konditionen, den Stand der Zusammenarbeit und interne Notizen sowie, soweit Sie mit uns arbeiten, Ihr Anmeldekonto, Ihnen zugewiesene Aufträge, Arbeitssitzungen und Abrechnungen (Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO). Ihr Name erscheint auf keiner öffentlichen Seite.

Eine Bewerbung, die nicht zur Aufnahme in den Pool führt, löschen wir sechs Monate nach unserer Entscheidung automatisch, solange keine Entscheidung erfasst ist, sechs Monate nach ihrem Eingang; diese Frist dient der Prüfung von Ansprüchen aus dem Auswahlverfahren (§ 15 Abs. 4 AGG). Widerrufen Sie Ihre Einwilligung, kontaktieren wir Sie nicht mehr zu neuen Aufträgen und beenden den Pooleintrag. Pooleintrag und Bewerbung löschen wir drei Jahre nach dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Zusammenarbeit endete, automatisch (regelmäßige Verjährungsfrist, §§ 195, 199 BGB). Sind mit Ihnen Aufträge, Arbeitssitzungen oder Abrechnungen gespeichert, bleiben diese nach den für sie geltenden Fristen erhalten, und der Pooleintrag behält nur Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, die Art Ihrer Ermächtigung und das Datum der Vereinbarung; Rechnungen und Buchungsbelege bewahren wir acht Jahre, Bücher und Aufzeichnungen zehn Jahre ab dem Ende des Kalenderjahres auf (§ 147 Abs. 3 und 4 AO).

Daten und Zwecke

Kontaktangaben, hochgeladene Dokumentdateien, Dateiname und technische Merkmale, Sprachrichtung, Verwendungszweck sowie Angebots-, Zahlungs- und Vorgangsdaten werden für Vorprüfung, Preisermittlung, Vertragsschluss und -durchführung, Lieferung, Support, Sicherheit und gesetzliche Pflichten verarbeitet.

Für die Preisberechnung benötigen wir Ihr Dokument und Ihre Einwilligung in dessen Prüfung; für Angebot und Vertrag zusätzlich Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und Ihre Angabe zur Verwendungsstelle (auch „Nicht sicher“) und bei einem deutschen Dokument für ein türkisches Konsulat Ihre Angabe zum Konsulat, für die Zahlung Ihre Kartendaten auf der Zahlungsseite und für den Versand der unterschriebenen Papierausfertigung Ihre Postanschrift; die Telefonnummer ist freiwillig. Zur Bereitstellung dieser Angaben sind Sie gesetzlich nicht verpflichtet; ohne sie können wir keinen Preis berechnen, kein Angebot unterbreiten und den Vertrag weder schließen noch erfüllen.

Wenn Sie sich den berechneten Preis per E-Mail zusenden lassen, wird die angegebene E-Mail-Adresse zu dieser Anfrage gespeichert und ausschließlich für die Übermittlung des Preises und die weitere Bearbeitung Ihrer Anfrage verwendet. An diese Adresse wird keine Werbung und kein Newsletter versendet; Rechtsgrundlage ist die vorvertragliche Maßnahme auf Ihre Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

IP- und E-Mail-Merkmale werden zur Missbrauchs- und Quotenkontrolle soweit möglich befristet als schlüsselgebundene Hashwerte gespeichert. Die Sicherheitsprüfungs-Infrastruktur verarbeitet erforderliche Geräte-, Netzwerk- und Prüfdaten zur Abwehr automatisierten Missbrauchs.

Den Ort oder die Postleitzahl, die Sie in die Konsulatssuche eingeben, senden wir nur an unseren Server, um Ihnen das zuständige Konsulat zu zeigen; sie werden nicht gespeichert und nicht Ihrer Anfrage beigefügt.

Prüfung für den Richtpreis

Ihr hochgeladenes Dokument wird geschützt gespeichert. Zur Ermittlung des Richtpreises wird der Inhalt automatisch geprüft: durch Textanalyse, bei Bedarf Texterkennung (OCR) und eine automatische Klassifizierung der Dokumentart. Bei neuen Webanfragen wird die ausdrückliche Einwilligung ausschließlich für diese Prüfung eingeholt; sie erlaubt keine automatische Erstellung eines Übersetzungsentwurfs.

Texterkennung und Klassifizierung erfolgen über Dienste in der EU: Bei Bedarf werden Dokumentbilder von einem Texterkennungsdienst in der EU gelesen; der Text oder Textauszüge Ihrer Dokumente (aus der Textebene der Datei oder aus der Texterkennung) werden zur Klassifizierung an einen Klassifizierungsdienst in der ausgewählten EU-Region übermittelt. Laden Sie mehrere Dateien hoch, werden ihre Texte gemeinsam ausgewertet; dabei wird automatisch bestimmt, welche Dateien zu einem Dokument gehören (zum Beispiel Vorder- und Rückseite eines Ausweises). Das Ergebnis bestimmt, wie viele Dokumente berechnet werden. Der Anbieter dieser Dienste verwendet diese Daten ohne unsere vorherige Erlaubnis oder Anweisung nicht zum Trainieren oder Feinabstimmen von Modellen. Erkennt bei der standardmäßigen Missbrauchsüberwachung des Klassifizierungsdienstes ein automatischer Sicherheitsfilter verdächtige Aktivitäten, die näher untersucht werden müssen, kann die betroffene Anfrage ausschließlich zur Prüfung eines möglichen Verstoßes bis zu 90 Tage in derselben ausgewählten EU-Region protokolliert werden; deshalb geben wir keine pauschale Zusage einer vollständigen Nullspeicherung. Ist die Klassifizierung nicht verfügbar, kann anhand der lokalen Prüfung und des vollständig gemessenen Textumfangs ein Richtpreis berechnet werden. Kann das Dokument nicht vollständig gelesen werden, wird kein automatischer Preis angezeigt und eine menschliche Prüfung veranlasst. Für Dokumentverarbeitungsaufrufe gibt es keinen automatischen Wechsel in Regionen außerhalb der EU; für Konto-, Nutzungs- und Abrechnungsdaten des Anbieters wird dieselbe Region nicht gesondert behauptet.

Für die Preisprüfung werden Ergebnisse wie die Zahl normalisierter Ausgangszeichen, die physische Seitenzahl (soweit bestimmbar), Dokumentklasse, vorgeschlagene Ausgangssprache, Konfidenz und Status erfasst. Für neue Webanfragen wird keine automatische Entwurfserstellung angeboten und dafür keine Einwilligung eingeholt.

Die angezeigte Hinweisversion und der erste Einwilligungszeitpunkt werden protokolliert; eine Wiederholung ändert sie nicht. Sie können Ihre Einwilligung über den Kontakt im Abschnitt Verantwortlicher mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Das automatische Ergebnis berechnet den Richtpreis. Zeigt die Preisansicht einen verbindlichen Preis („Verbindlicher Preis für deutsche Behörden“ oder „Verbindlicher Preis für türkische Konsulate“), wählen Sie als Verwendungsstelle die Stelle, für die dieser Preis gilt, und senden Sie Ihre Anfrage ab, wird dieser Preis mit dem Absenden ohne menschliche Prüfung zum verbindlichen Angebot; bei einem türkischen Ausgangsdokument gilt die Antwort „Nicht sicher“ als „Deutsche Behörde“. Diese automatisierte Entscheidung beruht auf dem gemessenen Dokumentumfang und dem veröffentlichten Tarif und ist für den Abschluss des von Ihnen gewünschten Vertrags erforderlich (Art. 22 Abs. 2 lit. a DSGVO). Ob ein verbindlicher Preis angezeigt wird, hängt außerdem davon ab, dass Dokumentart und Ausgangssprache sicher erkannt wurden, mehrere Dateien gemeinsam ausgewertet werden konnten und die Anfrage innerhalb der festgelegten Grenzen für die automatische Bearbeitung liegt und, bei Verwendung bei einem türkischen Konsulat, das gewählte Konsulat unsere Fachkraft auf seiner Liste führt; andernfalls prüft eine Person Ihre Anfrage. Sie müssen das Angebot nicht annehmen; Sie können verlangen, dass eine Person die Entscheidung überprüft, Ihren Standpunkt darlegen und die Entscheidung anfechten; nutzen Sie dafür den Kontakt im Abschnitt Verantwortlicher. In allen anderen Fällen entsteht das verbindliche Angebot durch menschliche Prüfung. Ein Hinweis zu Ihrer Anfrage ändert die automatisierte Entscheidung nicht; wenn die Dokumentart nicht stimmt, teilen Sie uns dies bitte mit. Die Übersetzung erstellt und bestätigt in jedem Fall eine ermächtigte Fachkraft.

Gesondert autorisierte Verarbeitungen und bestehende Aufzeichnungen

Früher gesondert eingewilligte oder über andere Kanäle auf der erforderlichen Rechtsgrundlage eigens autorisierte Verarbeitungen sind von der Preisprüfung im neuen Webformular getrennt. Dabei können Quelltexte, Seitenpositionen, Übersetzungsentwürfe und Arbeitsdateien zum Vergleichen und Korrigieren in geschützten Systemen gespeichert werden. Ein automatisch erstellter Übersetzungsentwurf darf nur im gesondert autorisierten Umfang und über einen auf die erforderlichen Verarbeitungsbedingungen geprüften Dienst zur Erstellung von Übersetzungsentwürfen in der EU erstellt werden. Bestehende Einwilligungen werden nicht automatisch auf neue Zwecke erweitert.

Nur berechtigtes Betriebspersonal und die beauftragte Fachkraft können auf diese Arbeitsaufzeichnungen zugreifen. Zugriffsberechtigung und Aufbewahrungsfrist werden bei jedem Zugriff geprüft; Dokumente werden nicht über öffentliche Links bereitgestellt. Ein Entwurf wird nicht automatisch an Kunden ausgeliefert; die befugte Fachkraft prüft und vervollständigt die endgültige Übersetzung.

Dateien im gesonderten Übersetzungsarbeitsbereich werden ab Erstellung des Vorgangs 30 Tage aufbewahrt; anschließend wird der Zugriff gesperrt und die Löschung eingeleitet. Die Bestätigung der Verarbeitungsbefugnis durch Personal beim Import von WhatsApp- oder E-Mail-Dokumenten ersetzt nicht die erforderliche ausdrückliche Einwilligung der betroffenen Person. Frühere Einwilligungs- und Vorgangsaufzeichnungen bleiben auf die anwendbaren Rechtsgrundlagen und Aufbewahrungsfristen begrenzt.

Rechtsgrundlagen und ausdrückliche Einwilligung

Allgemeine personenbezogene Daten können nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für vorvertragliche Maßnahmen auf Ihre Anfrage und die Vertragserfüllung, nach lit. c für rechtliche Pflichten sowie nach lit. f aufgrund abgewogener berechtigter Interessen an Sicherheit und Missbrauchsprävention verarbeitet werden.

Da Dokumente Gesundheits-, biometrische, religiöse, Herkunfts- oder vergleichbar besondere Daten enthalten können, wird vor der automatischen Prüfung und Analyse eine ausdrückliche Einwilligung (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO) eingeholt; Zeitpunkt und Version des Hinweises werden protokolliert. Die Einwilligung kann mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Enthalten Ihre Dokumente besondere Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 Abs. 1 DSGVO), etwa Angaben zu Gesundheit oder Religion, verarbeiten wir sie für die Preisprüfung und – wenn Sie bestellen – für Erstellung, Beglaubigung und Lieferung der Übersetzung nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO), die Sie im jeweiligen Schritt erteilen und jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen können. Widerrufen Sie die Einwilligung für die Übersetzung, kann die Übersetzung nicht fortgeführt werden. Den Widerruf richten Sie an den Kontakt im Abschnitt Verantwortlicher; er berührt die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung nicht.

Für besondere Kategorien nach Art. 9 DSGVO und Daten über strafrechtliche Verurteilungen oder Straftaten nach Art. 10 DSGVO müssen Rechtsgrundlage, Erforderlichkeit und Schutzmaßnahmen zusätzlich geprüft werden. Diese Erklärung ersetzt diese Prüfung nicht; ohne tragfähige Grundlage darf das Dokument nicht verarbeitet werden.

Empfänger und Auftragsverarbeiter

Dienstleister für Hosting, Datenbank und geschützten Dateispeicher, für Texterkennung und Klassifizierung in der EU, für den Schutz vor automatisierten Zugriffen, für die Zahlungsabwicklung (Stripe) und für betriebliche E-Mails sowie – nur bei gesondert autorisierten Vorgängen – für die Erstellung von Übersetzungsentwürfen, die unsere Übersetzer vollständig prüfen, verarbeiten Kundendaten ausschließlich für die festgelegten Zwecke. Dokumentinhalte können außerdem im erforderlichen Umfang von ermächtigten Übersetzern und berechtigtem Betriebspersonal eingesehen werden. Für den Versand der unterschriebenen Papierausfertigung erhalten Postdienstleister Name und Postanschrift; soweit gesetzlich vorgeschrieben, erhalten Behörden wie das Finanzamt Vorgangs- und Rechnungsdaten. Auf Anfrage nennen wir Ihnen die konkreten Empfänger Ihrer Daten (Art. 15 Abs. 1 lit. c DSGVO).

Kartendaten werden auf der gehosteten Zahlungsseite verarbeitet und nicht in unseren Systemen gespeichert. Die Postanschrift für den Versand der unterschriebenen Papierausfertigung wird auf derselben Zahlungsseite erfasst, nur für den Versand verwendet und 30 Tage nach der letzten Lieferung gelöscht, bei Stornierung der Bestellung vor der Lieferung 30 Tage nach der Stornierung, bei früherer Löschung Ihrer Anfrage zusammen mit dieser. Wird eine bezahlte Bestellung vor der Lieferung als nicht ausführbar eingestuft, bewahren wir die Anschrift bis zur Erstattung oder Stornierung auf und löschen sie 30 Tage danach; wird die Bestellung stattdessen später geliefert, 30 Tage nach dieser Lieferung. Benachrichtigungen über Angebotsanfragen, Kontaktnachrichten und Übersetzerbewerbungen enthalten nur Referenz- und Vorgangsmetadaten; Name, Kontaktdaten und Nachricht stehen nicht in diesen E-Mails, sondern nur in unserem Verwaltungsbereich. Hochgeladene Dokumente werden automatischen Kunden-E-Mails nicht angehängt.

Verarbeitungsbedingungen, Unterauftragsverarbeiter und Region

Dienstleister dürfen Kundendaten ausschließlich für die festgelegten Zwecke und nach unseren Weisungen verarbeiten; für dieses Verhältnis gelten die Auftragsverarbeiterpflichten nach Art. 28 DSGVO. Vor der Freischaltung eines neuen Verarbeitungswegs müssen der Auftragsverarbeitungsvertrag, die Regionseinstellung und die Unterauftragsverarbeiter geprüft und im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten dokumentiert werden; ein ungeprüfter Weg wird nicht für Kundendokumente freigeschaltet.

Der Ausschluss von Modelltraining bedeutet nicht, dass keinerlei Daten gespeichert werden. Die anbieterseitige Speicherung hängt vom verwendeten Dienst und den gesondert überprüften Kontoeinstellungen ab; Ausnahmen etwa für Sicherheitsprüfungen sind möglich. Vor der Dokumentverarbeitung mit einem neuen Dienst werden Vertrag, Verarbeitungsort und Speicherbedingungen geprüft und die erforderlichen Informationen bereitgestellt.

Übermittlung in Drittländer

Für Website, Anfragen, Zahlung und E-Mails setzen wir auch Dienstleister ein, die ihren Sitz außerhalb der EU haben – in den USA oder in Singapur – oder zu Unternehmensgruppen mit Sitz in den USA gehören. Das betrifft das Hosting der Website (Serverfunktionen in der Region Frankfurt), Datenbank, Dateispeicher, Anmeldung und Serverfunktionen (Datenbank und Dateispeicher in der Projektregion Frankfurt), den Schutz vor automatisierten Zugriffen, die Zahlungsabwicklung (Stripe), den Versand von Service-E-Mails sowie Texterkennung und Klassifizierung (in der ausgewählten EU-Region). Wird ein gesondert autorisierter Übersetzungsentwurf erstellt, kommt ein Dienst zur Erstellung von Übersetzungsentwürfen hinzu (nur über einen geprüften Dienst in der EU). Auch wenn Daten, soweit einstellbar, in der EU gespeichert und verarbeitet werden, können personenbezogene Daten etwa für Betrieb, Support oder Sicherheit in Drittländer, insbesondere in die USA, übermittelt werden.

Übermittlungen in die USA an Empfänger, die nach dem Datenschutzrahmen EU-USA (EU-U.S. Data Privacy Framework) zertifiziert sind, stützen sich auf den Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission vom 10. Juli 2023 (Art. 45 DSGVO). Nach unserer Prüfung der offiziellen Teilnehmerliste am 9. Oktober 2026 sind die US-Empfänger für Hosting, Schutz vor automatisierten Zugriffen, Zahlungsabwicklung, E-Mail-Versand sowie Texterkennung und Klassifizierung zertifiziert. Für Datenbank, Dateispeicher, Anmeldung und Serverfunktionen sehen die Vertragsbedingungen des Dienstleisters die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission vor (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Den Dienst für gesondert autorisierte Übersetzungsentwürfe erbringt ein Vertragspartner im Europäischen Wirtschaftsraum; Weiterübermittlungen außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums stützen sich laut dessen Bedingungen auf Standardvertragsklauseln oder einen Angemessenheitsbeschluss. Informationen zu diesen Garantien und eine Kopie davon erhalten Sie über den Kontakt im Abschnitt Verantwortlicher; auf Anfrage nennen wir Ihnen dort auch die konkreten Empfänger.

Teilnehmerliste des Datenschutzrahmens EU-USA (englischsprachig)

Standardvertragsklauseln: Durchführungsbeschluss (EU) 2021/914 der Kommission

Speicherung und Löschung

Dateien zu unvollständig abgebrochenen Anfragen werden nach 24 Stunden zur Löschung eingeplant. Name, Kontaktdaten, Dateinamen und technische Spuren (IP-Adresse und deren Hashwert, Browserangaben) nicht abgeschickter Anfragen werden 30 Tage nach Beginn der Anfrage gelöscht; der Datensatz bleibt nur anonymisiert erhalten. Quelldateien und Entwürfe abgeschlossener oder stornierter Vorgänge werden 30 Tage nach Erreichen des Endstatus zur Löschung markiert. Wird eine abgeschickte Anfrage, die auf die Zahlung wartet, nicht bezahlt, wird sie 30 Tage nach Ablauf der Gültigkeit ihres letzten verbindlichen Angebots automatisch storniert; ihre Quelldateien und Entwürfe werden 30 Tage nach dieser Stornierung zur Löschung markiert. Erhält eine abgeschickte Anfrage 60 Tage lang kein gültiges verbindliches Angebot, wird sie ebenfalls automatisch storniert; die Frist beginnt mit dem Absenden, dem Ablauf der Gültigkeit des letzten Angebots (bei einem Angebot ohne Gültigkeitsdauer mit seiner Abgabe) oder der erneuten Prüfung der Anfrage beziehungsweise ihrer Übergabe in die individuelle Bewertung, je nachdem, was später ist, und auch dann werden die Dateien 30 Tage nach der Stornierung zur Löschung markiert. Rechnungs- und gesetzlich erforderliche Vorgangsdaten werden getrennt nach den anwendbaren Fristen aufbewahrt. Die Vertragsaufzeichnung eines geschlossenen Vertrags (Bestellumfang, Ihre Erklärungen, Vertragsbedingungen, Widerrufsbelehrung und Vertragsbestätigung) bewahren wir zugriffsbeschränkt sechs Jahre ab dem Ende des Kalenderjahres des Vertragsschlusses auf (§ 147 Abs. 1 Nr. 2, 3 und Abs. 3 AO; Art. 6 Abs. 1 lit. c und f DSGVO) und löschen sie danach. Name, Vertragsangaben, Bestätigungsadresse, Inhalt und Eingangszeit einer Widerrufserklärung werden für die Bearbeitung, gesetzliche Bestätigung und erforderliche Rechtsnachweise in einer gesonderten zugriffsbeschränkten Aufzeichnung aufbewahrt (Art. 6 Abs. 1 lit. b, c und bei erforderlicher Rechtsverteidigung lit. f DSGVO). Offene oder streitige Vorgänge werden zu festgelegten Terminen überprüft. Beim Abschluss werden der anwendbare Aufbewahrungsgrund und eine befristete Dauer dokumentiert; nach Wegfall von Zweck und Pflicht werden personenbezogene Inhalte gelöscht. Für einschlägige handels- oder steuerrechtliche Korrespondenz kann eine sechsjährige Frist ab Ende des betreffenden Kalenderjahrs gelten; sie wird nicht automatisch auf jede Erklärung angewendet. Die Löschung von Dokumentdateien löscht erforderliche Mindestnachweise des Widerrufs nicht automatisch. Kennungen und Hashwerte bleiben geschützt, soweit sie einer Person zugeordnet werden können. Zur Begrenzung von Missbrauch des Widerrufsformulars werden schlüsselbasierte Hashwerte von IP- und E-Mail-Adressen gesondert gespeichert; seit zwei Stunden ungenutzte Zähler werden im nächsten Bereinigungslauf entfernt.

Die anbieterseitige Speicherung hängt vom Dienst, den überprüften Kontoeinstellungen und den Vertragsbedingungen ab. Die Rückgabe eines Ergebnisses beweist für sich allein nicht, dass sämtliche Kopien beim Anbieter gelöscht wurden. Neue Dokumentverarbeitungsdienste werden erst nach Prüfung der Speicher- und Regionsbedingungen aktiviert.

Ihre Rechte

Soweit die Voraussetzungen vorliegen, bestehen Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Übertragbarkeit, Widerspruch und Widerruf der Einwilligung. Sie können eine menschliche Überprüfung und die Berücksichtigung Ihres Korrekturhinweises verlangen. Zudem können Sie sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren.

Für ein Löschersuchen genügt die Angabe Ihrer Referenznummer oder der bei der Anfrage verwendeten E-Mail-Adresse. Auf Verlangen werden Name, Kontaktdaten, Anmerkungen und hochgeladene Dokumente gelöscht, soweit keine anwendbare gesetzliche Aufbewahrungspflicht oder notwendige Mindestnachweise zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen entgegenstehen. Betrag, Datum, Referenz und die Vertragsaufzeichnung eines geschlossenen Vertrags bleiben nach Art. 17 Abs. 3 lit. b und e DSGVO für die Dauer der handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen zugriffsbeschränkt gespeichert; sie werden zu keinem anderen Zweck verwendet.

Widerspruchsrecht

Soweit wir Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten (Sicherheit des Dienstes, Missbrauchsabwehr, Beantwortung von Anfragen über das Kontaktformular und Nachweis von Rechtsansprüchen), können Sie dieser Verarbeitung aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen (Art. 21 Abs. 1 DSGVO). Wir verarbeiten Ihre Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Ihren Widerspruch richten Sie an den Kontakt im Abschnitt Verantwortlicher.

Cookies und Sicherheit

In dieser Version werden keine Marketing-Cookies eingesetzt. Erforderliche technische Speicherungen können für Sitzung, Sicherheit und Missbrauchsabwehr sowie dafür genutzt werden, eine begonnene Angebotsanfrage im selben Browser bis zu 24 Stunden sicher fortzusetzen. TLS, privater Storage, serverseitige Berechtigungen, Dateiart-/Strukturprüfungen und kurzlebige signierte Links schützen den Ablauf.

Wenn Nutzungsstatistiken aktiviert werden, erfolgt eine cookiefreie Messung über unseren Hosting-Dienstleister: Seitenaufrufe und Ereignisse im Angebotsablauf (Start der Anfrage, Upload der Dokumente, Absenden der Anfrage) werden ausgewertet. Ihr Name, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Telefonnummer, Ihre Dokumentdateien, Dokumentinhalte oder Ihre Referenznummer werden den Messereignissen nicht hinzugefügt; Suchparameter und Ankeranteile der Seitenadresse werden vor dem Versand entfernt. Gemessen werden nur freigegebene öffentliche Seiten und der Angebotsablauf; interne Suche, Auftragsverfolgung, Übersetzerarbeitsbereich und Verwaltungsoberflächen bleiben ausgeschlossen. Bei erkanntem Anmeldestatus oder einer nicht als sicher eingestuften verweisenden Adresse erfolgt keine Messung; für zugelassene verweisende Websites kann nur die Stammadresse verwendet werden. Daten wie Seitenadresse, grobe Region und Geräteart dienen aggregierten Statistiken, nicht der Werbung. Die Messung ist standardmäßig deaktiviert; ihre Aktivierung setzt eine gesonderte Prüfung des Auftragsverarbeitungsvertrags und der Rechtsgrundlage voraus.

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